Pisanie oficjalnych wiadomości elektronicznych sprawia wielu osobom spore problemy. Zwłaszcza młodym, pierwszorocznym studentom, choć nie tylko. Postanowiłem więc stworzyć wpis, w którym opiszę jak moim zdaniem powinno się konstruować e-maile w świecie akademickim z pozycji studenta do osób będących wyżej w hierarchii.

meil e-mail

Rozpoczęcie i zakończenie

Na początek zobaczmy jak należy rozpocząć e-mail i go zakończyć. Najlepszą opcją jest „Szanowna Pani”, „Szanowny Panie” z dodaniem stopnia. Czyli na przykład „Szanowna Pani Doktor” czy „Szanowny Panie Profesorze”. Dopuszczalna jest też opcja „Dzień dobry”, ale bezpieczniej jest stosować ją gdy zna się lepiej danego prowadzącego albo kiedy adresat jest czyimś promotorem. Nigdy nie piszcie „Witam”, „Cześć”, „Hej” ani tym bardziej „Siema” czy „Siemka” bądź też „Elo”. Jedynie jeśli jesteście np. ze swoim promotorem „na ty”, to można zacząć od „Cześć”.

Przejdźmy do zakończeń. Tutaj jest do wyboru kilka prostych możliwości. „Z poważaniem” jest najpowszechniejsze, ale dobre jest także „Z wyrazami szacunku” lub też „Pozdrawiam” – przy czym tę ostatnią formę lepiej zachować na późniejsze lata studiów, kiedy z danym prowadzącym dłużej się już znamy. Oczywiście na koniec należy się podpisać pełnym imieniem i nazwiskiem (dobrze jest też dopisać kierunek i rok studiów oraz grupę, do której się należy). Niedopuszczalne jest podanie na końcu np. „Olka Struś” czy „Przemo Nowak”, zaś zwroty pożegnalne typu „Buziaki” czy „Uściski” też pozostają dla znajomych.

Trzeba też pamiętać o tym, jak taki e-mail powinien wyglądać. Przyjęło się, że mniej więcej tak, jak w tradycyjnym liście, czyli „Szanowna Pani Profesor” na początek, po czym robimy przerwę i piszemy konkretną już treść. Kończąc, po „Z poważaniem” czy „Z wyrazami szacunku” trzeba zejść linijkę niżej, aby się podpisać. Gdy piszemy bardziej rozbudowaną wiadomość, zawierającą więcej niż jeden wątek, wtedy dobrze jest podzielić ją na osobne akapity i w każdym opisać dany temat – poprawia to przejrzystość i czytelność e-maila.

Jak napisać do rektora czy dziekana, a jak do pani w dziekanacie?

To jak należy napisać niektóre fragmenty wiadomości zależy też od tego, do kogo są kierowane. O ile hierarchia akademicka nie powinna nieść za sobą wywyższania się nad tymi niżej czy mobbingowania ich albo wykorzystywania (więcej o tym pisałem tutaj – klik), to jednak podstawowe zasady kultury powinny być jej przyporządkowane. Dlatego też do rektora piszemy „Szanowny Panie Rektorze” lub „Magnificencjo” (wiem, że to brzmi śmiesznie dla osób młodych, ale tak jest), a do dziekana „Szanowna Pani Dziekan”. Do profesora i doktora zwracamy się tak, jak już wyżej opisałem, czyli „Szanowna Pani Profesor” czy „Szanowny Panie Doktorze”. Jeśli dana osoba jest doktorem habilitowanym to i tak zwracamy się do niej „Szanowny Panie Doktorze”, nie zaś „Szanowny Panie Doktorze Habilitowany”. Nigdy nie piszcie „doktorku” ani „profesorku”, ponieważ takie zmiękczenia mogą być źle i niepoważnie odebrane. Jeżeli piszemy do osoby z tytułem niższym, niż doktor, to zwracamy się po prostu „Szanowna Pani”, „Szanowny Panie” – z czym można się spotkać np. w przypadku doktorantów, pracowników technicznych czy pracowników dziekanatu.

Jak poprosić o wyniki kolokwium albo poinformować o nieobecności?

Przejdźmy teraz do konkretów. Studenci często piszą do swoich prowadzących ćwiczenia i wykładowców w sprawach takich jak: wyniki kolokwium czy egzaminu, nieobecność na zajęciach, prośba o potwierdzenie odbywania się wykładu czy otrzymania wcześniejszego e-maila. We wszystkich tych kwestiach należy zachować szacunek do adresata (nawet jeśli od 3 tygodni czekacie na wynik egzaminu i Wasza cierpliwość się skończyła). Należy też nie pisać w sposób roszczeniowy. Jeżeli na przykład nie możemy przyjść na zajęcia grupy, do której jesteśmy przypisani, to informując o tym prowadzącego zapytajmy grzecznie, czy to nie problem, jeśli pojawimy się na zajęciach o innej godzinie, dla następnej grupy. Z reguły problem jest tylko wtedy, gdy są to zajęcia gdzie każdy musi mieć własny mikroskop i fizycznie niemożliwe jest w nich pełne uczestnictwo nadliczbowego studenta.

Co robić, a czego lepiej unikać?

Oprócz tego, co już padło, pamiętajcie że trzeba pisać używając przecinków oraz polskich liter. Jeśli korzystacie z zagranicznej klawiatury czy z telefonu i macie problem z rodzimymi znakami, to podkreślcie to na końcu wiadomości, na przykład w postaci takiego zdania „Przepraszam za brak polskich liter”. Unikajcie też zadawania naprawdę głupich i niepotrzebnych pytań. Podam pewien przykład z początku moich studiów. Mieliśmy wówczas grupowy adres na G-mailu i ktoś napisał z niego, nie podpisując się, prośbę do pewnego prowadzącego ćwiczenia o przełożenie kolokwium na następny semestr, bo jest za mało czasu na naukę. Jeśli już macie zamiar wysyłać takie rzeczy, zawsze róbcie to osobiście, nie w imieniu wszystkich, jeśli nie było to z resztą przedyskutowane i zatwierdzone. To co zaś warto według mnie dodawać czasem w e-mailach, o ile mamy w miarę pozytywne relacje z danym wykładowcą, to zdania typu „Miłych Świąt”, „Udanego weekendu”, „Szczęśliwych wakacji” przed kończącym wiadomość „Z wyrazami szacunku”.

Pomijając wszelkie porady trzeba pamiętać, że każdy jest inny i niektórzy mogą odstawać od przyjętych norm – czasem na plus, a czasem na minus. Spotkałem nadętych, traktujących studentów bez szacunku profesorów, do których lepiej w ogóle nie pisać samodzielnie, a jedynie grupowo np. poprzez starostę w imieniu wszystkich, jak i miałem świetne, bardzo pomocne i życzliwe promotorki na licencjacie i magisterce. Na każdej uczelni znajdą się pracownicy, którzy mają do innych ludzkie podejście, jak i tacy, z którymi nie chcielibyśmy mieć nigdy do czynienia.

Prowadzenie bloga naukowego wymaga ponoszenia kosztów. Merytoryczne przygotowanie do napisania artykułu to często godziny czytania podręczników i publikacji. Zdecydowałem się więc stworzyć profil na Patronite, gdzie w prosty sposób można ustawić comiesięczne wpłaty na rozwój bloga. Dzięki temu może on funkcjonować i będzie lepiej się rozwijać. Pięć lub dziesięć złotych miesięcznie nie jest dla jednej osoby dużą kwotą, ale przy wsparciu wielu staje się realnym, finansowym patronatem bloga, dzięki któremu mogę poświęcać więcej czasu na pisanie artykułów.

Udostępnij na Google Plus

O autorze

Łukasz Sakowski. Biolog z Poznania. Czytaj więcej
    Skomentuj na blogu
    Skomentuj na facebooku

14 komentarze :

  1. Z całym szacunkiem- post dla idiotów i analfabetów wtórnych. Czy współczesna młodzież nie umie pisać? Naprawdę trzeba uświadamiać, jak pisać mail do wykładowców/ nauczycieli?? Czy może panu Łukaszowi wyczerpały się tematy?

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Z doświadczenia powiem, że trzeba. Co mnie osobiście zadziwia.

      Usuń
    2. Niestety. Proszę mi wierzyć, studenci częstokroć potrafią wysyłać takie kwiatki. Sam dostałem kiedyś pracę zaliczeniową z adresu mailowego zawierającego wulgaryzmy, a sam treść listu nie miała zbyt wiele wspólnego z zasadami oficjalnek korespondencji.

      Usuń
    3. Zapewniam, że trzeba, a już na pewno warto.

      Usuń
    4. Oj zdarza się, że ktoś napisze do profesora : "Witam, przyjdę na zajęcia z inną grupą."

      Usuń
    5. Tak, trzeba.

      Usuń
  2. Trzeba uświadamiać, oj trzeba...

    OdpowiedzUsuń
  3. Trzeba. Sam na studiach musiałam tłumaczyć rówieśnikom jak należy pisać maile.

    OdpowiedzUsuń
  4. Tak, właśnie trzeba. Może dla autora pierwszego komentarza nie jest to problem i wszystkie powyższe zasady zna. Dla mnie artykuł był bardzo przydatny i rozwiał kilka wątpliwości, jak np. o Doktorze Habilitowanym oraz Magnificencji. Szkoda, że tak późno trafiłam na taki materiał.

    OdpowiedzUsuń
  5. A może przywrócić egzaminy wstępne i założyć, że jednym z warunków koniecznych ich zaliczenia jest poprawne napisanie krótkiego maila do wykładowcy?

    OdpowiedzUsuń
  6. Panie Anonimowy - temat jest jak najbardziej aktualny. Studiuję kierunek językowy i także u mnie na roku były osoby nieświadome nawet tego, że mail z pracą zaliczeniową powinien zawierać jakas treść, a nie jedynie załącznik. W szkołach średnich nie uczą, jak należy pisać oficjalne maile. Tego człowiek często dowiaduje się po szkodzie.

    Panie Łukaszu, post bardzo rzetelnie napisany.
    Z opowieści prowadzących wiem, że mile widziane jest przedstawienie się z imienia, nazwiska i kierunku studiów na początku maila, aby adresat od razu wiedział, z kim ma do czynienia. Prosiłabym o zaznaczenie, że zwracanie się do prowadzących, którzy nie zdobyli jeszcze tytułu doktora "Panie magistrze", "Panie doktorancie" jest bardzo nieuprzejme i nie do zaakceptowania. Dodatkowo zwroty "pan" i "pani" powinny być zapisane wielką literą nie tylko na początku maila, ale i w treści.

    Odnośnie do doktorów habilitowanych - na mojej uczelni dozwolone jest zwracanie się do nich jak do profesorów, zwłaszcza jeśli są to profesorowie nadzwyczajni.

    Uwaga językowa: "doktorek" to zdrobnienie, a nie zmiękczenie. Pierwsze dotyczy słowotwórstwa, drugie fonetyki.

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Wielkie dzięki za poprawienie humoru - już dawno tak się nie uśmiałem. ;P
      Nigdy nie mogę się nadziwić skąd taka mania tytułów, chęć wywyższania się, podkreślania podziałów na lepszych i gorszych, kategoryzowania ludzi w społeczeństwie w którym 90 % wywodzi się z warstwy chłopskiej.
      A może uprzejmiej i bardziej do zaakceptowania byłoby przeskakiwanie nie o jeden, ale o dwa stopnie - z licencjata robimy Pana Doktora, a z magistra robimy Pana Profesora. Co myślisz?
      __
      Wasza Ekscelencja

      Usuń
  7. Łukasz, jedna uwaga. Do osób z tytułem dr hab. powinno się zwracać "Pani Profesor"/"Panie Profesorze".
    Źródło: https://sjp.pwn.pl/poradnia/haslo/Jak-sie-zwracac-do-doktora-habilitowanego;12271.html

    OdpowiedzUsuń
  8. Oj...tak. Jeśli ktoś nie potrafi poprawnie sformułować maila do wykładowcy, to prawdopodobnie nie powinien nigdy znaleźć się na studiach.

    OdpowiedzUsuń